Overview

Till vår kund Täby kommun söker vi en konsult till uppdraget nedan:

Syfte

Syftet med uppdraget är att komplettera och uppdatera Täby kommuns processorienterade informationsredovisning innefattande framtagande och implementering av förvaltningsplan samt att utföra övriga uppgifter inom kommunarkivariefunktionen.

Uppdraget omfattar kommunens alla verksamheter inklusive bolagen.

Nuläge

Under åren 2013-2015 togs en klassificeringsstruktur med tillhörande processbeskrivningar och hanteringsanvisningar fram. Resultatet finns dokumenterat i VisAlfa och ligger tillgängligt på Insidan.

Sedan arbetet genomfördes har betydande organisationsförändringar skett inom kommunen. I arbetet som togs fram inkluderades heller inte kommunens bolag, vilka också är i behov av en kartläggning och anvisningar. Projektets slutresultat är dessutom av varierande grad och för vissa verksamhetsområden och processer skulle en mer omfattande översyn behöva göras. Ett flertal enheter har också behov av att få tydliga riktlinjer kring hur kommunens handlingar ska hanteras med anledning av GDPR och annan relevant lagstiftning inom området informationshantering. Befintlig informationsredovisning skulle därför behöva kompletteras och uppdateras.

Därutöver finns andra arbetsuppgifter inom ramen för kommunarkivet som skulle behöva genomföras.

Täby kommun bistår med mötes- samt lokalbokningar, kontaktpersoner och framtagande av befintlig dokumentation såsom bl.a. tidigare förvaltningsplan och kommunens arkivorganisation m.m.

Uppdrag

I uppdraget ingår att:

1. Uppdatera och komplettera Täby kommuns processorienterade informationsredovisning, innefattande bl.a. att se över och uppdatera befintlig klassificeringsstruktur.

Exempelvis genom att lägga till nya processer, avsluta inaktuella processer, komplettera/utöka befintliga processer m.m. Grafiskt beskriva processförändringar i VisAlfa (detaljeringsgraden kan variera beroende på komplexitet). I arbetet ska befintliga processbeskrivningar om möjligt återanvändas. Uppdatera kommunens hanteringsanvisningar genom att inventera vilken information som förekommer i processerna. Utfallet av detta kan bli att nya handlingar tillkommer, gamla handlingar tas bort och befintliga handlingar uppdateras. Utöver beslut om bevarande/gallring och gallringsfrist, ska även anvisningar tas fram kring sekretess, förvaring/lagringsplats, ansvarig enhet, registrering, sorteringsordning, leverans från mellanarkiv till slutarkiv och personuppgifter (GDPR).

2. Ha en rådgivande och kvalitetssäkrande funktion inom området informationshantering dit kommunens medarbetare kan vända sig med frågor.

3. Vara behjälplig i kommunens arbete med leveranser till e-arkivet. Exempelvis genom att medverka i befintliga anslutningsprojekt.

4. Genomföra en översyn av det arbete som gjorts och vad som behöver göras framåt i syfte att bistå med kunskaper för framtiden.

5. Samordna kommunens arkivorganisation. Exempelvis genom att utreda vilka som ska ingå i organisationen och se över på vilket sätt de kan bidra i arkivarbetet.

6. Ta fram eller uppdatera styrdokument med koppling till ovan nämnda punkter (exempelvis förvaltningsplan för den verksamhetsbaserade arkivredovisningen i Täby kommun).

7. Övriga uppgifter inom arkivorganisationen som kan uppstå samt att bistå med råd och stöd i dessa frågor.

Kompetenskrav:

-Arkivarieutbildning eller utbildning/erfarenhet som bedöms likvärdig

-Krav är att konsulten ska ha erfarenhet av liknande uppdrag.

-God kunskap i VisAlfa

-Erfarenhet av liknande arbete i kommun

Startdatum: Omgående

Längd: 2019-01-31

Plats: Täby

Arbetstid: 50 %

Språk: Svenska

Vänligen ansök direkt via vårt system med:

– ditt uppdaterade CV

– timpris (inkl. omkostnader)

– namn och telefonnummer till två referenter (vi kontaktar dina referenser först efter kontakt med dig)

– information om när du är tillgänglig för att påbörja uppdraget

– i motiveringen beskriv varför just du är lämplig för detta uppdrag – hänvisa till tidigare konsultuppdrag, anställningar, utbildningar och personliga egenskaper.

Intervju:

Konsult/Leverantör kan vid behov bli kallad till intervju för fastställande av kvalificeringskrav.

Avtalsvillkor:

Villkor för uppdraget kommer att vara grundade på Eworks ramavtal med kund. Ta del villkoren i bilaga ”Exempelavtal Täby Management.pdf”, se ”Documents/Links”.

Sista ansökningsdag är 2018-10-18, offerter presenteras dock löpande vilket innebär att förfrågan kan komma att plockas ned innan sista ansökningsdag.

Tagged as: Archiving

Before applying for this position you need to submit your online resume. Click the button below to continue.